Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Optymalizacja kosztów prowadzenia działalności gospodarczej w obecnym czasie może okazać się kluczowa wobec utrzymania firmy. Jednak, w jaki sposób to zrobić, aby nie stracić, a wszystko ułożyło się korzystnie? Okazuje się, że jest to możliwe, jednak proces ten powinien być przeprowadzony świadomie i rzetelnie.
Przeczytaj dalszą część tego poradnika i dowiedz się, w jaki sposób można obniżyć koszty stałe i zmienne, dotyczące prowadzenia firmy z branży HoReCa!
Na początek, dla przypomnienia kilka zagadnień odnoszących się do branży HoReCa. Otóż jest to określenie używane w przypadku sektora gastronomicznego i hotelarskiego. Rozwijając dany skrót, otrzymamy pełną nazwę brzmiącą: Hotel, Restaurant, Catering, bądź Cafe.
Pandemia, kryzys ekonomiczny i wiele innych wydarzeń na świecie, przyczyniło i nadal przyczynia się do ciągłego „rzucania” kłód pod nogi przedsiębiorcom. Nic zatem dziwnego, że wiele osób, szczególnie tych, działających w branży HoReCa, szuka rozwiązań pozwalających zoptymalizować koszty stałe i zmienne prowadzenia działalności.
Ich udział w prowadzeniu firmy jest nieunikniony, aczkolwiek, kiedy opłaty przewyższają zyski, powinna zapalić się „czerwona lampka”, gdyż zaniechanie działań w odpowiednim czasie, przełożyć się może na znacznie poważniejsze konsekwencje.
Myślenie na ten temat należy rozpocząć właśnie od finansów. Najlepiej przygotować sobie prosty wykres, który będzie zawierał symulację zysków i strat. Cyfry, które otrzymamy, powinny być punktem zaczepnym dla dalszych działań. Aby było prościej, wykorzystać można zestawienie rachunków z ostatnich miesięcy. Skonsultować się można również z księgową, która może nam w tym pomóc.
Dane zestawienie pozwoli na późniejsze monitorowanie ogólnej rentowności naszego przedsięwzięcia. To jednak nie wszystko, gdyż należy mieć punkt odniesienia, którym może być np. obrót z roku wstecz. Jest to istotne, gdyż jak wiadomo, wiele gastronomii, nie działa w sposób liniowy. Bardzo często sprzedaż jest sezonowa i wiele lokali, np. w okresie zimowym jest zamknięte, bądź osiąga słabsze wyniki, po to, aby w sezonie letnim znacznie się odbić itd.
Kolejnym działaniem, które powinno zostać wykonane na początku, jest weryfikacja dotychczasowych kosztów, jakie ponosimy w związku z prowadzoną gastronomią. Wydatki, można podzielić na obszary, dzięki czemu weryfikacja będzie znacznie prostsza. W dane obszary wliczyć można:
i wiele innych.
Koszty, które dotyczą personelu, są jednymi z bardziej problematycznych. Otóż obniżenie wynagrodzenia dla pracownika bądź zakończenie współpracy powinny być ostateczną decyzją, jaką podejmujemy. Lepszym rozwiązaniem, może być przerobienie lub optymalizacja grafiku pracy.
Często grafiki są niepoprawnie układane i np. ilość osób na danej zmianie jest nieadekwatna do natężenia pracy. Zmiany, które możemy dokonać w tym obszarze, jak i analiza efektywności naszych pracowników często będzie pierwszym krokiem do sukcesu.
Zakup surowców to kwestia, której nie da się pominąć w przypadku prowadzenia restauracji. Ocena sytuacji w tym obszarze opiera się głównie na weryfikacjach dostawców — np. czy oferowane przez nich produkty są w rzeczywiście w atrakcyjnych cenach względem konkurencji. Być może zmiana dostawcy, będzie dobrym rozwiązaniem.
Pomimo wszystko, zmiana nie powinna wiązać się z obniżeniem jakości produktów, gdyż na gastronomii może odbić się to w znacznie gorszy sposób. Dobrym rozwiązaniem jest też niekupowanie zbyt dużej ilości surowców na zapas — mogą się one zmarnować. Należy pamiętać o kwestii food cost i zawsze dokładnie przeliczać aktualne zapotrzebowanie i stany magazynowe na produkty potrzebne do przygotowania potraw z karty.
Należy wziąć pod uwagę opłaty i wydatki dotyczące produkcji dań z karty. Być może, sprzedaż niektórych jest niska, a do przygotowania wymagane są np. drogie składniki. Dania takie można usunąć z menu i sprawdzić, czy w jakikolwiek sposób zoptymalizuje to koszty — szczególnie te, związane z zakupem niektórych produktów.
Czynsz i koszty operacyjne jak utrzymywanie lokalu w czystości, księgowość, media, czy pozostałe zakupy (np. naczynia, sprzęt, środki czystości) są bardzo istotne. Należy dokładnie zweryfikować każdą kwestię z wymienionych. Być może proste rozwiązania jak np. pytanie klientów zamawiających na wynos o dodawanie jednorazowych sztućców, może okazać się sporą oszczędnością. Wiele osób, z tych nawet nie korzysta, więc jeżeli klient nie zechce omawianych artykułów — zaoszczędzamy na generowaniu kosztów tzw. jednorazówek.
Wobec kosztów związanych z „jednorazówkami” warto rozważyć wprowadzenie do oferty opakowań jednorazowych z reklamą, które wykorzystywać można np. w dostawach na wynos. Idealnym miejscem na pozyskanie wszelkiego rodzaju artykułów jednorazowych nadających się do restauracji, będzie hurtownia opakowań jednorazowych.
Pudełka kartonowe, plastikowe sztućce, plastikowe, czy papierowe naczynia mogą skutecznie przyczynić się do optymalizacji kosztów operacyjnych. Tym bardziej, jeżeli postawimy na ekologiczne opakowania — takie działanie może nawet zadziałać jak promocja restauracji w popularnej aktualnie sferze ekologii!
Jeżeli w naszej restauracji szukamy oszczędności, warto spojrzeć w kierunku np. kosztów różnych koncesji, chociażby na sprzedaż alkoholu, licencji muzycznych, czy opłat dotyczących płatności kartą. Być może rezygnacja z niektórych, okaże się dobrym rozwiązaniem.
Weryfikować to jednak należy poniekąd przez pryzmat wygody klientów. Zatem, o ile rezygnacja z licencji muzycznych jest możliwa, o tyle rezygnacja z zaoferowania klientom możliwości płacenia kartą już jest gorszym rozwiązaniem, które może wręcz negatywnie odbić się na restauracji.
Biznes wiąże się z zapotrzebowaniem na reklamę. Bez niej bardzo ciężko przebić się przez liczną konkurencję, czy zachęcić klientów do odwiedzin. Zatem im więcej osób usłyszy o naszej gastronomii, tym lepiej. Z racji, że często w obecnych czasach budżety marketingowe zostają obcinane do minimum z racji przeznaczania finansów na inne sektory, każdy przedsiębiorca powinien szukać korzystnego rozwiązania wobec marketingu.
Takim może być postawienie na social media, gdzie wspierać się można dobrymi opiniami klientów. Jak inteligentnie wykorzystać pomoc swoich klientów w promocji restauracji? Okazuje się, że jest na to kilka sposobów.
Najbardziej istotna jest analiza kosztów powstających z miesiąca na miesiąc. Wykorzystać do pomocy można np. wiele rozwiązań informatycznych, które są dostępne na rynku. Funkcjonalne oprogramowania pomogą w generowaniu odpowiednich raportów. Dzięki nim możemy także śledzić i wygodnie analizować koszty w różnych obszarach, takich jak np.:
Optymalizacja kosztów prowadzenia Twojej restauracji może być kluczowym elementem w jej dalszym prowadzeniu — szczególnie w czasach kryzysu. Warto wiedzieć, w jaki sposób umiejętnie przeprowadzić ten proces, aby zadziałał jak najkorzystniej i pozwolił na generowanie zysków i oszczędności.
Zdjęcia: materiał Klienta.
